Texto por Heloísa Dahir – Especialista Lifelong Learning Gestão em Oftalmologia – Gestão de Suprimentos em Oftalmologia
Uma lente intraocular pode estar fisicamente dentro do hospital e, ainda assim, o sistema indicar que ela não está disponível.
Um material pode ter sido comprado corretamente, recebido sem qualquer ocorrência e, no momento do uso, apresentar uma descrição que não permite identificar com segurança sua aplicação. O mesmo produto pode existir em dois ou três códigos diferentes, fragmentando o histórico de consumo e levando a uma reposição equivocada. Uma unidade de medida cadastrada incorretamente pode transformar uma caixa em uma unidade ou uma unidade em uma caixa, distorcendo saldo, consumo e custo.
À primeira vista, tudo isso parece um problema administrativo. Na prática, não é.
Em Suprimentos, pequenos erros de informação têm a capacidade de percorrer uma longa trajetória. Eles começam no cadastro, passam pela compra, recebimento, armazenamento, dispensação, rastreabilidade e faturamento e podem terminar justamente onde menos gostaríamos: no atendimento ao paciente.
Por isso, quando falamos em uma Gestão de Suprimentos mais estratégica na Oftalmologia, existe uma pergunta básica que precisa ser respondida antes de qualquer avanço tecnológico: podemos confiar nos dados sobre aquilo que gerenciamos?
Quando o cadastro deixa de ser apenas cadastro
Durante muito tempo, o cadastro de materiais e medicamentos foi tratado como uma atividade operacional, quase burocrática. Alguém solicita a inclusão do item, algumas informações são preenchidas no sistema e, a partir daquele momento, o produto passa a existir institucionalmente.
O problema é que o cadastro não cria apenas um código. Ele cria a identidade daquele insumo dentro da organização.
É essa identidade que será utilizada por Compras para cotar, pelo Almoxarifado ou Farmácia para receber e armazenar, pelas áreas assistenciais para solicitar e consumir, pelo gestor para analisar demanda e pelo faturamento para reconhecer o que foi utilizado. Quando a origem da informação é frágil, o erro pode aparecer muito longe de onde começou.
Imagine, por exemplo, um produto cadastrado duas vezes com descrições ligeiramente diferentes. O consumo real passa a ser dividido entre dois códigos. Ao analisar cada um isoladamente, pode parecer que a demanda é baixa. A reposição é reduzida e, algum tempo depois, surge a ruptura. Em outro cenário, o gestor pode não perceber que os códigos representam o mesmo produto e manter estoques paralelos, aumentando capital imobilizado e risco de perda por validade.
Ou seja: não basta ter informação. É preciso ter informação confiável, organizada e compreensível para todos os processos que dependem dela.
Na Oftalmologia, detalhe não é detalhe
A Oftalmologia torna essa discussão ainda mais importante porque trabalha com uma quantidade significativa de itens altamente específicos. Em muitas situações, produtos aparentemente semelhantes não são equivalentes e uma pequena diferença técnica modifica completamente sua aplicação.
A lente intraocular é um excelente exemplo. Para Suprimentos, não basta saber que existe uma lente disponível. É necessário identificar corretamente tecnologia, modelo, dioptria, cilindro quando aplicável, material, fabricante, fornecedor, registro sanitário, forma de aquisição e demais características necessárias à realidade da instituição.
Uma descrição genérica como “lente intraocular” pode ser suficiente para quem enxerga o item apenas como uma linha no estoque. Para quem precisa garantir a lente correta para o procedimento correto, definitivamente não é.
O mesmo raciocínio vale para viscoelásticos, gases, óleos de silicone, corantes, medicamentos oftalmológicos, implantes para glaucoma, materiais de retina e consumíveis vinculados a equipamentos. Ponteiras, tubos, cassetes e conjuntos cirúrgicos podem ter compatibilidades específicas e nem sempre permitem substituições simples.
Isso significa que a qualidade do cadastro precisa acompanhar a complexidade do produto. Quanto maior a especificidade, maior deve ser a clareza das informações que o identificam.
O cadastro também interfere naquilo que o gestor enxerga
Existe outro aspecto que merece atenção: boa parte das decisões de Suprimentos é tomada olhando relatórios, indicadores e históricos extraídos dos sistemas de gestão.
Consumo médio, cobertura de estoque, giro, perdas, compras emergenciais, custo por item, desempenho de fornecedores e previsão de demanda dependem da consistência dos registros que alimentam essas análises.
Se códigos estão duplicados, se as unidades de medida são inconsistentes, se produtos semelhantes não estão adequadamente diferenciados ou se itens inativos continuam misturados aos itens em uso, o relatório pode estar tecnicamente correto e, ainda assim, levar a uma conclusão errada.
Esse é um ponto que considero fundamental: um indicador não corrige a qualidade do dado que o originou.
Podemos construir painéis sofisticados, automatizar reposições e utilizar ferramentas cada vez mais avançadas para apoiar o planejamento. Porém, se a base cadastral não for confiável, apenas teremos uma forma mais rápida e visualmente atraente de analisar um problema antigo.
Tecnologia pode acelerar uma boa decisão. Mas também pode acelerar um erro.
Quem deve cuidar da qualidade do cadastro?
Não acredito que essa responsabilidade deva ficar concentrada em uma única pessoa ou setor. O cadastro pode até ser operacionalizado por uma área específica, mas sua qualidade depende de critérios definidos institucionalmente.
Suprimentos conhece o comportamento comercial e logístico do item. A área assistencial conhece sua aplicação. Farmácia contribui com requisitos relacionados aos medicamentos. Faturamento conhece as necessidades de cobrança. Tecnologia da Informação entende as regras e limitações do sistema. Em determinados produtos, Qualidade, Engenharia Clínica e outras áreas também precisarão participar.
Quando cada setor olha apenas para a informação que necessita, cria-se um cadastro fragmentado. Quando a instituição define um padrão mínimo de informação, cria-se uma base capaz de servir a toda a cadeia.
Na prática, alguns cuidados fazem grande diferença:
• Definir quais informações são obrigatórias para cada categoria de produto;
• Padronizar descrições e abreviações;
• Verificar previamente a existência de cadastros semelhantes antes de criar um novo código;
• Validar unidade de compra, unidade de estoque e unidade de consumo;
• Identificar fabricante, fornecedor e registro sanitário quando aplicável;
• Relacionar corretamente produtos específicos às suas características técnicas;
• Estabelecer responsabilidade pela criação, alteração, bloqueio e inativação dos códigos;
• Revisar periodicamente cadastros antigos, duplicados ou sem movimentação.
Nenhuma dessas ações é complexa isoladamente. O desafio está em transformá-las em rotina e impedir que a pressa do dia a dia volte a criar atalhos.
Antes de sofisticar a gestão, organize a base
É natural que os gestores busquem novas tecnologias, melhores sistemas, automatização e ferramentas que apoiem decisões. Esse movimento é necessário e já faz parte da evolução da Gestão de Suprimentos.
Contudo, existe uma etapa anterior que não pode ser ignorada: a organização da informação.
Se uma instituição pretende aprimorar seu planejamento de estoques, por exemplo, precisa confiar nos saldos, históricos e consumos. Se pretende ampliar rastreabilidade, precisa identificar corretamente os produtos. Se deseja conhecer o custo real de um procedimento, precisa ter segurança sobre o que foi consumido e lançado. Se pretende utilizar inteligência artificial ou modelos preditivos no planejamento, dependerá ainda mais da qualidade dos dados disponíveis.
É por isso que, antes de perguntar qual ferramenta utilizar, talvez seja necessário perguntar: a nossa base está preparada para essa ferramenta?
Uma boa forma de começar é selecionar uma categoria crítica da Oftalmologia e realizar uma revisão simples. Quantos códigos estão ativos? As descrições permitem identificar corretamente os produtos? Existem duplicidades? As unidades de medida estão corretas? Há itens sem consumo há meses ou anos ainda ativos? Produtos tecnicamente diferentes estão claramente separados? O histórico utilizado pelo planejamento corresponde realmente ao consumo daquele item?
Provavelmente, apenas esse exercício já mostrará oportunidades importantes.
O impacto final continua sendo assistencial
Em Suprimentos, existe uma tendência de medir o resultado dentro do próprio setor: quantidade comprada, economia obtida, valor do estoque, perdas, urgências ou nível de atendimento. Esses números são necessários, mas não contam toda a história.
Quando um erro cadastral provoca uma compra incorreta, dificulta a localização de um item, compromete uma reposição, prejudica a rastreabilidade ou impede a identificação exata de um produto, o impacto ultrapassa Compras, Almoxarifado e Farmácia.
Ele chega ao Centro Cirúrgico, à agenda, ao faturamento, às equipes e, em determinadas situações, ao paciente.
Sempre reforço que Suprimentos não começa na cotação e não termina no estoque. O cadastro é uma demonstração muito clara disso: trata-se de uma atividade silenciosa, pouco percebida quando funciona bem, mas capaz de gerar inúmeros desdobramentos quando é negligenciada.
Talvez por isso uma Gestão de Suprimentos madura não deva se preocupar apenas em comprar melhor ou manter estoques adequados. Ela precisa garantir que a instituição conheça, de fato, aquilo que compra, armazena, utiliza e cobra.
Antes de sofisticar a gestão, vale uma última pergunta: podemos confiar nos dados sobre aquilo que estamos gerenciando?
Se a resposta não for um “sim” seguro, aí está um excelente ponto de partida.
Heloísa Dahir | Lifelong Learning Gestão em Oftalmologia